Obowiązki agenta czy fanaberia? O danych klienta i potrzebie wglądu w dokumenty

  • przez Ilona Mastalerz

Tym razem z Piotrem Dobrowolskim, radcą prawnym specjalizującym się w prawie w obrocie nieruchomościami, poruszamy temat związany z ochroną danych, bezpieczeństwem oraz obowiązkami, jakie ma agent nieruchomości. Agenci na co dzień borykają się z wieloma wyzwaniami, a z jednym z nich stykają się już w momencie sprawdzania, kto jest właścicielem nieruchomości. To m.in. z księgi wieczystej wiemy, czy rozmawiamy z właścicielem nieruchomości, czy tylko jednym z nich, a może z najemcą, który próbuje wprowadzić nas w błąd. Na rynku nieruchomości zdarzają się bowiem bardzo różne, często dziwne sytuacje.

Piotr Dobrowolski – radca prawny

O danych klienta i potrzebie wglądu w dokumenty – rozmowa z radcą prawnym Piotrem Dobrowolskim

Ilona Mastelarz: Od lat obserwuję problem, jaki agenci mają z uzyskaniem od właścicieli nieruchomość numeru księgi wieczystej przy zawieraniu umowy pośrednictwa. Co gorsze, wielu agentów bagatelizuje sprawdzenie księgi wieczystej. Dlaczego musimy uzyskać dostęp do księgi wieczystej?

Piotr Dobrowolski: Trudno mi sobie wyobrazić świadczenie usługi pośrednictwa bez dostępu do księgi wieczystej. Równie dobrze właściciel mógłby oczekiwać sprzedaży mieszkania, nie mając zamiaru wpuścić do niego pośrednika, czy sprzedaży działki, nie podając jej lokalizacji. Księga wieczysta jest przecież pierwszym i najłatwiej dostępnym źródłem informacji o nieruchomości. To na jej podstawie często podejmujemy dalsze decyzje co do potrzeby pogłębienia procesu weryfikacji stanu prawnego, analizy kolejnych dokumentów czy przejrzenia akt księgi wieczystej.

Z księgi wiemy też, czy nieruchomość jest obciążona i czy proces sprzedaży w ogóle będzie mógł się odbyć. Pośredniczyć w sprzedaży nieruchomości bez dostępu do księgi wieczystej, to jakby ruszać w drogę samochodem, który nie wiadomo czy w ogóle ma hamulce. Jeśli klient z jakichś powodów nie chce podać numeru księgi, to znaczy, że ma ku temu jakiś powód. Być może nie zdaje sobie sprawy z wagi tej informacji, a może nie ufa pośrednikowi. A skoro tak, należałoby się zastanowić nad zawieraniem takiej umowy w ogóle. Skoro bowiem nie ma zaufania, nie może być mowy o dobrej współpracy.

Podczas prezentacji nieruchomości przez agenta prośba kierowana do oglądających o okazanie dowodu osobistego często budzi dużą niechęć, a czasami nawet bunt. Klienci, a często i agenci, nie wiedzą czym jest ustawa AML. Dlaczego agent musi wylegitymować zainteresowanych?

Dodałbym jeszcze argument „nie, bo RODO”. W pierwszej kolejności pośrednik musi wylegitymować zainteresowanego z uwagi na kwestię bezpieczeństwa. Nie wie przecież, kogo wprowadza do mieszkania czy domu. Jeśli okaże się, że w nocy doszło do włamania, to oglądający znajdzie się w kręgu podejrzanych. Ponadto potrzebujemy dowodu na wykonanie usługi dla sprzedającego. Jeśli dojdzie do transakcji, dom zostanie sprzedany, musimy mieć możliwość wykazać, że nabywca został przyprowadzony przez nas. I zarówno w tym przypadku, jak i kwestii bezpieczeństwa nieruchomości, mamy jasną podstawę domagania się danych zainteresowanego. Jest nią art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych, którym jest pośrednik.

Idąc dalej, mamy ustawę AML, czyli ustawę z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Wedle niej pośrednik w obrocie nieruchomościami to instytucja obowiązana, która bierze udział w identyfikacji zagrożeń w procesie prania pieniędzy. Ma z tego tytułu szereg obowiązków, w tym obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Jednym z nich jest identyfikacja klienta oraz beneficjenta rzeczywistego poprzez weryfikację ich tożsamości. Art. 36 ustawy wymienia dane, jakie pośrednik ma obowiązek – podkreślam, nie prawo, a obowiązek ustalić. Są to: imię i nazwisko, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, nr PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, nr NIP, firma przedsiębiorcy. Może robić to na podstawie dokumentów tożsamości, na co pozwala art. 37 ustawy.

Trzeba jednak zauważyć, że ustawa AML inaczej rozumie pojęcie klienta. W potocznym tego słowa rozumieniu klient to osoba, z którą zawarliśmy umowę pośrednictwa. A z osobą oglądającą nieruchomości (potencjalny nabywca) nie zawsze tak jest. W rozumieniu ustawy AML klient to osoba, dla której pośrednik „wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez niego działalności zawodowej”. Skoro zatem pośrednik wykonuje dla klienta czynności wchodzące w zakres prowadzonej działalności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, należałoby przyjąć, że i taką osobę należy zidentyfikować. Jeśli oglądający odmawia okazania danych, pośrednik ma obowiązek odmówić czynności.

Właściciele często sami oferują swoje nieruchomości na sprzedaż czy wynajem, wpuszczając do swoich domów i mieszkań obcych ludzi – potencjalnych klientów, agentów. Jak wiemy, większość z nich nie legitymuje odwiedzających. Jakie niebezpieczeństwa mogą się za tym kryć?

Najbardziej banalne, jakie można sobie wyobrazić – oglądającym będzie złodziej, który rozpoznawszy rozkład pomieszczeń, zapozna się też z zabezpieczeniami (o ile istnieją) i z łatwością pokona je podczas wizyty w nocy lub pod nieobecność właścicieli.

Jakie wobec tego rady możemy udzielić właścicielom, którzy myślą o sprzedaży czy wynajmie nieruchomości?

Jeśli współpracujesz z pośrednikiem, nie miej przed nim tajemnic. Nie ukrywaj pod dziwnymi pozorami informacji ani o nieruchomości, ani o sobie. Pośrednik ma, wynikający z ustawy AML, obowiązek Cię „prześwietlić”. Jeśli nie będzie mógł tego zrobić, odmówi obsługi Twojej nieruchomości. Hasło „nie bo RODO” nie zadziała. Nikt też nie zaryzykuje 1 mln złotych kary, tylko dlatego, że obawiasz się podać numer księgi wieczystej czy pokazać swój dowód osobisty. Jeśli nie ufasz pośrednikowi, nie podejmuj z nim współpracy. Powierzasz mu przecież swój majątek, wart setki tysięcy, jeśli nie miliony złotych. Bez zaufania nie da się pracować.

Podsumowując:

  • Agent musi mieć dostęp do księgi wieczystej oraz innych dokumentów, aby stwierdzić m.in., kto jest właścicielem nieruchomości.
  • Sprawdzenie dokumentów to obowiązek, a nie fanaberia agenta.
  • Dostęp do księgi wieczystej często pomoże uniknąć kłopotów przy sprzedaży, jeśli np. właściciel nie wie o wpisach, jakie są w księdze.
  • Znajdź agenta/pośrednika/doradcę, któremu zaufasz. Nie da się bowiem dobrze pracować bez zaufania.
  • Wymóg zweryfikowania danych klienta to obowiązek, jaki jest nałożony na agenta. Jego nieprzestrzeganie grozi wysokimi karami.
  • Zatrudnij odpowiedzialną osobę – taką, która wpuszczając klientów do Twojego domu, będzie ich legitymowała. Jeśli właściciel sam wystawia baner o sprzedaży domu czy mieszkania, zdarzają się kradzieże, włamania, a nawet napady. Kliencie! Tu chodzi o Twoje bezpieczeństwo.

Compare listings

Porównać